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Excel で効率よく移動しながらデータを入力する

2010.05.31 Mon
はてなブックマーク はてなブックマーク - Excel で効率よく移動しながらデータを入力する 
A long time ago in a galaxy far,far away...

Excelでデータを入力するとき、セルの移動はどうしていますか?
特によく使われると思われる、「右のセルに移動する」場合どうしていますか?

方法としては
●マウスでセルをクリック
●矢印キーで移動
●(設定を変更したうえで)Enterキー
主に この3つだと思います。


私がお勧めするのは「TAB」キーです。

なぜTABキーなのか?
それは移動にするうえで、プラスアルファの機能があるからです。

どういう事かと言うと

[A1]に入力 → [TAB] → [B1]に入力 → [TAB] → [C1]に入力 → [Enter] → [A2]に改行・移動

Microsoft-Excel_TAB移動


このように[TAB]で移動すると、最後の列で[Enter]を押すと改行したうえで列の頭に行ってくれるのです。
マウスや矢印キーに手を移動させ、さらにセルを移動させる手間が必要なくなります。
文字を入力する範囲だけで入力・移動が可能になります。

※注意点
●戻るのは[TAB]キーで移動し始めたセルの次の行。
  A1から打ち始めたら 戻るのはA2です。
  Z1から打ち始めたら 戻るのはZ2です。
  闇雲にA列に戻るわけではありません。

●[TAB]キー以外で移動させた場合、この機能がキャンセルされ通常の[Enter]と同じ機能に戻ります。
  [A1]に入力 → [TAB] → [B1]に入力 → [矢印キー]で移動 → [C1]に入力 → [Enter] → [C2]に改行・移動

●ある程度 入力が大量でパターン化されている場合に特に有効です。

是非、試してみてください。

May the Force be with you





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Microsoft Excel リストの結果から、表に色を塗る

2010.02.26 Fri
はてなブックマーク はてなブックマーク - Microsoft Excel リストの結果から、表に色を塗る 
A long time ago in a galaxy far,far away...

Excelで作ったリストを、イメージで捉えられるようなものにしたいと思ったことはありませんか?
リストを表にして自動的に色分けするものを作って見たいと思います。

まず、何をしたいのか結果から
MicrosoftExcelで塗りわけ-001
この「リスト」を元に、「表」を自動的に色分けをさせます。

まずは上記のEXCELでリストと表を作ります。
表には色はつけなくて良いです。

色をつける部分(ここではH4からJ8まで)を選択し
[書式] → [条件付き書式]をクリック
MicrosoftExcelで塗りわけ-002


条件1の [セルの値が] の部分を [数式が] に変更し、下記の数式を入れます。
=IF(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,4,FALSE)="○",TRUE,FALSE)
そして、[書式(F)] をクリックし、ベースの色(青)を変更します。

[追加(A)] をクリックし、条件2を追加
同じように[セルの値が] の部分を [数式が] に変更し、下記の数式を入れます。
=IF(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,3,FALSE)="○",TRUE,FALSE)
そして、[書式(F)] をクリックし、ベースの色(黄)を変更します。

[追加(A)] をクリックし、条件3を追加
同じように[セルの値が] の部分を [数式が] に変更し、下記の数式を入れます。
=IF(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,2,FALSE)="○",TRUE,FALSE)
そして、[書式(F)] をクリックし、ベースの色(赤)を変更します。

MicrosoftExcelで塗りわけ-003
OKを押して終了です。

条件は3つまでしか、追加できず、
条件1が優先順位が高く、条件3が優先順位が低く、
関数の結果は[TRUE]か[FALSE]になるようにします。


次に関数の説明です
[=IF(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,2,FALSE)="○",TRUE,FALSE)]

(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,2,FALSE) 部分から
VLOOKUPは条件に沿ったデータを拾ってきてくれます。
●[H4] は検索値。探す条件の値(ここでは、1001など)
  あえて$マークをつけず、それぞれのセルの値に自動的に変化します。
●[$B$4:$E$18] は検索したい範囲(B4からE18まで)
   $マークがついているのは検索範囲を固定するため
●[2] は検索したい範囲の列番号
  あくまでもExcelの列番号ではなく範囲内の列番号
  2=未作成の列・3=作成中の列・4=完成の列
●[FALSE]は 完全一致させるため

IFの部分は
●[VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,2,FALSE)="○"]は
  VLOOKUPで計算させた結果が「○」と同じという条件
●[TRUE]は、上記条件とあっていた場合、TRUEを返す
●[FALSE]は、上記条件とあっていない場合、FALSEを返す

この関数と条件付き書式では、
VLOOKUPで探し出してきた値が○だった場合、TRUEを返す
VLOOKUPで探し出してきた値が○ではない場合、FALSEを返すようにし
結果がTRUEだった場合、条件付書式で設定した色などに変更できるようにしました。

これを使うことで、仕事の進捗状況などを
見た目で判断できるようになると思います

May the Force be with you





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