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Excel で効率よく移動しながらデータを入力する

2010.05.31 Mon
はてなブックマーク はてなブックマーク - Excel で効率よく移動しながらデータを入力する 
A long time ago in a galaxy far,far away...

Excelでデータを入力するとき、セルの移動はどうしていますか?
特によく使われると思われる、「右のセルに移動する」場合どうしていますか?

方法としては
●マウスでセルをクリック
●矢印キーで移動
●(設定を変更したうえで)Enterキー
主に この3つだと思います。


私がお勧めするのは「TAB」キーです。

なぜTABキーなのか?
それは移動にするうえで、プラスアルファの機能があるからです。

どういう事かと言うと

[A1]に入力 → [TAB] → [B1]に入力 → [TAB] → [C1]に入力 → [Enter] → [A2]に改行・移動

Microsoft-Excel_TAB移動


このように[TAB]で移動すると、最後の列で[Enter]を押すと改行したうえで列の頭に行ってくれるのです。
マウスや矢印キーに手を移動させ、さらにセルを移動させる手間が必要なくなります。
文字を入力する範囲だけで入力・移動が可能になります。

※注意点
●戻るのは[TAB]キーで移動し始めたセルの次の行。
  A1から打ち始めたら 戻るのはA2です。
  Z1から打ち始めたら 戻るのはZ2です。
  闇雲にA列に戻るわけではありません。

●[TAB]キー以外で移動させた場合、この機能がキャンセルされ通常の[Enter]と同じ機能に戻ります。
  [A1]に入力 → [TAB] → [B1]に入力 → [矢印キー]で移動 → [C1]に入力 → [Enter] → [C2]に改行・移動

●ある程度 入力が大量でパターン化されている場合に特に有効です。

是非、試してみてください。

May the Force be with you





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Microsoft Excel リストの結果から、表に色を塗る

2010.02.26 Fri
はてなブックマーク はてなブックマーク - Microsoft Excel リストの結果から、表に色を塗る 
A long time ago in a galaxy far,far away...

Excelで作ったリストを、イメージで捉えられるようなものにしたいと思ったことはありませんか?
リストを表にして自動的に色分けするものを作って見たいと思います。

まず、何をしたいのか結果から
MicrosoftExcelで塗りわけ-001
この「リスト」を元に、「表」を自動的に色分けをさせます。

まずは上記のEXCELでリストと表を作ります。
表には色はつけなくて良いです。

色をつける部分(ここではH4からJ8まで)を選択し
[書式] → [条件付き書式]をクリック
MicrosoftExcelで塗りわけ-002


条件1の [セルの値が] の部分を [数式が] に変更し、下記の数式を入れます。
=IF(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,4,FALSE)="○",TRUE,FALSE)
そして、[書式(F)] をクリックし、ベースの色(青)を変更します。

[追加(A)] をクリックし、条件2を追加
同じように[セルの値が] の部分を [数式が] に変更し、下記の数式を入れます。
=IF(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,3,FALSE)="○",TRUE,FALSE)
そして、[書式(F)] をクリックし、ベースの色(黄)を変更します。

[追加(A)] をクリックし、条件3を追加
同じように[セルの値が] の部分を [数式が] に変更し、下記の数式を入れます。
=IF(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,2,FALSE)="○",TRUE,FALSE)
そして、[書式(F)] をクリックし、ベースの色(赤)を変更します。

MicrosoftExcelで塗りわけ-003
OKを押して終了です。

条件は3つまでしか、追加できず、
条件1が優先順位が高く、条件3が優先順位が低く、
関数の結果は[TRUE]か[FALSE]になるようにします。


次に関数の説明です
[=IF(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,2,FALSE)="○",TRUE,FALSE)]

(VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,2,FALSE) 部分から
VLOOKUPは条件に沿ったデータを拾ってきてくれます。
●[H4] は検索値。探す条件の値(ここでは、1001など)
  あえて$マークをつけず、それぞれのセルの値に自動的に変化します。
●[$B$4:$E$18] は検索したい範囲(B4からE18まで)
   $マークがついているのは検索範囲を固定するため
●[2] は検索したい範囲の列番号
  あくまでもExcelの列番号ではなく範囲内の列番号
  2=未作成の列・3=作成中の列・4=完成の列
●[FALSE]は 完全一致させるため

IFの部分は
●[VLOOKUP(H4,$B$4:$E$18,2,FALSE)="○"]は
  VLOOKUPで計算させた結果が「○」と同じという条件
●[TRUE]は、上記条件とあっていた場合、TRUEを返す
●[FALSE]は、上記条件とあっていない場合、FALSEを返す

この関数と条件付き書式では、
VLOOKUPで探し出してきた値が○だった場合、TRUEを返す
VLOOKUPで探し出してきた値が○ではない場合、FALSEを返すようにし
結果がTRUEだった場合、条件付書式で設定した色などに変更できるようにしました。

これを使うことで、仕事の進捗状況などを
見た目で判断できるようになると思います

May the Force be with you





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Microsoft Excelを使って、テキスト変換

2008.11.28 Fri
はてなブックマーク はてなブックマーク - Microsoft Excelを使って、テキスト変換 
A long time ago in a galaxy far, far away...

あるテキストを決まったパターンに変換する必要が出てきた。
しかもたくさんのデータを・・・

どういうことかというと、(1)から(2)のように変換したい。
------------------------------------------------
(1)AAAA BBBB
   ↓
(2)AAAA: \AAAA,BBBB
------------------------------------------------
簡単なようで、意外とめんどくさい


フリーソフトで何かないかなと、いろいろ探してみたけど
なんかいまいち・・・だった・・・

考えたあげく、先輩に意見を聞いてみた。
「Microsoft Excelの関数でやればいいんじゃない」
とあっさりと答えが返ってきた。

  なるほど!!

比較的、関数には自身があったのに、
まったく思いつかなかった。



早速やってみました。

A列に、(1)の「AAAA」
B列に、(1)の「BBBB」

C列に、文字列を結合する関数「CONCATENATE」を使用

今回の例だと、
=CONCATENATE(A1,": \",A1,",",B1)
こうなります。

081128 Microsoft EXCEL
これで、C列のデータをコピー・ペーストで完了

Micorsoft Excelがデータ作成ソフトになりました。

あとは、関数のIFやCHARを使えば、
もっと幅が広がります。

いろいろと試して遊んでみようかと思います。

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MicrosoftWord 画像が表示されない

2008.11.10 Mon
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A long time ago in a galaxy far, far away...

Microsoft Word で、挿入した画像が表示されず、
黒線の枠しか表示されない状態になってしまった。

MicrosoftWord 画像が表示されない001

その状態になってしまった人は、壊れてしまったと思い、
MicorosoftOfficeをアンインストールし、再インストールしましたが直りませんでした。

自分は前に一度経験していたのですぐに思い出して対処しました。
その方法は・・・

------------------------------------------------------------------

 上記メニュー「ツール」→「オプション」

 「表示」タブ →「表示項目」の「図をイメージ枠で表示する」のチェックをはずす

MicrosoftWord 画像が表示されない002

------------------------------------------------------------------

以上の方法で解決しました。

MicrosoftWord 画像が表示されない003

なぜ、こんな機能があるのでしょうか?
なんか不便でいらないような気がします。

インターネットで調べてみると、こんなことが書いてありました。

Wordにたくさんの画像を貼り付けると動作が重くなり編集しにくくなります。
そこで、上記の機能を使い、枠だけを表示させて軽くします。
そうすることで、文章の差し替えや追加を、簡単に素早くできるようになります。

普段使うことがないのでわからなかったけど、
聞いてみると「なるほど!」って感じですね。

May the Force be with you






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Microsoft Excel 重複データの入力を防ぐ

2008.10.31 Fri
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A long time ago in a galaxy far, far away...

いろいろとExcelでデータを管理していると、
同じデータが2つ以上あってはいけない場合が出てきます。

管理番号や社員メールアドレスなどなど、数多くあります。


  そこで


○重複データを防ぐ、列を選択する。

○メニューの「データ」→「入力規則」を選択

○データの入力規則メニューが表示されたら、「設定」タブの
 入力値の種類を「ユーザー設定」を選択

○数式に「=COUNTIF($A$3:$A$10000,A2)<=1」を入力
 「A」は列番号
 「$A$3:$A$10000」は行の範囲
 「$」絶対参照(範囲を固定するため)
 「A2」はアクティブセル
Excel重複データを防ぐ-001

○データの入力規則メニューの
 「エラーメッセージ」タブをクリックし対処方法を選択する。
 スタイルは「停止」を勧めます。これは絶対的に重複させないためです。
 他のスタイルでは注意はされるが入力できてしまうためです。
 あとは「タイトル」と「エラーメッセージ」は自由に入力できます。
Excel重複データを防ぐ-002

Excel重複データを防ぐ-003


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